職場不比其他地方，分秒必爭，沒有人有義務乖乖聽完你講那麼多言不及意的廢話；不能展現專業度、溝通時總是支支吾吾、不之所言，長久下來必定會被同事白眼、老闆嫌棄，因此不得不好好訓練好自己。
切記，職場上的「溝通」，鮮少時候是「討論」；在面對主管時更是如此。若是在「溝通」前沒有想清楚要講什麼，下場只是大家的時間都被你浪費。
短期而言耽誤了今天的工作，長期而言，大家聽到你要開會「討論」時都會避之唯恐不及；要避免成為「職場溝通毒瘤」，則必須在和人面對面前，先做足該做的準備。
本文列出以下五個要點，讓讀者快速掌握後，成為「零廢話」的溝通達人！
1. 先詢問對方:"你有沒有五分鐘?"
在溝通一開始，最重要的是建立「對的預期」；而開頭以「你有沒有五(X)分鐘聽我講一件事情」就是個很好的開始，把選擇權留給對方，讓對方決定有沒有時間放下手邊的工作和你溝通。
許多研究已經都指出，如果在工作時被打斷，那麼就會要花費額外的時間來進入到原本的狀態裡；因此若沒有給對方一個「會溝通多久的預期」，而就這樣胡亂打斷別人的工作狀態，其實是不禮貌又不專業的。
若對方是主管或是老闆等工作上分秒必爭的大人物時，則更要掌握這原則。
如此方式一來將選擇權留給對方、二來又用簡單的一句話讓對方大概有個時間耗費的預期、三來也可以逼自己在提出這樣問題時，限縮自己的廢話而將對話內容專注在重點上；是一種專業又不失禮貌的開場白。
//
2. 先講目的，再講結論，以及支持結論的論證
承上所述，若開場白得到對方的允許而繼續溝通的話，則要開宗明義的講明對話的重點，也就是目的。更白話的說，「目的」的定義就是對話前不知道、但經過對話後能夠理解的事情。
比如說「想要討論關於產品最新定價的方法」、「想掌握目前銷售通路盤點的情況」或「對於新增的人事成本有一些想要詢問之處」，盡量逼自己用一句話就能闡述整個要溝通內容的「目的」是什麼。
如果是詢問類型的溝通，在闡述完目的後就可以先說出「自己已經做了哪些相關研究、得到的結論」，說出自己的看法與對方確認；
這樣的意義在於讓對方覺得自己不是空手而來、不是伸手牌來簡單要答案的。
如果是討論類型的溝通，一樣也可以在目的講完以後，說出自己的結論與看法，並等待對方的回饋；
先不用一股腦把自己做過的所有研究、蒐集了哪些資料、花費了多少時間這些太細碎的資訊講出來，只有在被質疑結論的支持論點時才需要額外補充。
盡量掌握一個原則，如同麥肯錫顧問慣用的「金字塔原理」，溝通時也要掌握這種先講「結論重點」，再講「支持結論的論證與事實」的習慣；
一股腦而沒有組織的將所有資訊一次噴出，只會落入浪費時間、有聽沒有懂的窘境之中。
//
3. 講之前，先聽清楚對方的問題
很多人在溝通的時候，不知道是不是不安全感作祟，總是很急著一股腦地把所有資訊一次講完，有時候甚至是用盡自己肺部的空氣、硬是要在斷氣前把資訊吐出來；好像全部講完以後，就算對方聽不懂也不用再講一次?
然後如果有人中途有問題想要詢問，也會下意識的覺得自己的意見被反駁、而向被激怒的鬥雞一樣趕快反擊；
但溝通的重點不是要分出誰輸誰贏，而是要聽對對方在講什麼；這裡提供兩個簡單的方法供大家參考。
一是，不插嘴而專注地聆聽；當遇到上述那種不一吐為快不舒服型的，跟他搶話講絕對不是個明智的選擇，而且很容易受到他的反擊、讓整個話題越篇越遠。
所以最好的方式就是靜靜地聽他講完；在過程中可能會有很多疑問，但可以用腦袋或紙筆記下來，等到他講完以後再提問。
但這過程可能很漫長，如果對方就是不停下來休息、反而越扯越遠呢? 這裡就派上第二個方法，分清楚他講話的內容中，哪些是事實、哪些只是觀點。
分清楚事實與觀點是個好方法的原因在於，可以在聆聽的過程中幫對方的內容去蕪存菁，找出他真正想講的問題，以及背後隱藏的假設。
撇開那些不重要的論點、或是枝微末節只是想要闡述自己多努力的隱藏性炫耀，只專注在一開始溝通的目的，以及跟目的有關的陳述事實，可以有效地聽出對方想要表達的意思、挖掘出對方自己都不一定有發覺的隱藏假設。
//
4. 溝通時，時常幫對話總結，並詢問”請問我這樣理解對嗎?”
但如果做到了以上兩點，卻還不能有效溝通時，該怎麼辦呢?
那就可以應以下的技巧，「幫對方適時總結並詢問建議」；也就是用你自己的話換句話說、去揣摩對方剛剛的意思，並詢問這樣的理解是否正確。
這樣做的好處有兩種；一來你用自己的話闡述對方的內容，可以快速確認彼此的理解是否一樣。就算理解的資訊有誤，對方也會馬上糾正你，可以讓溝通的雙方更快速地同步聽到的資訊。
二來由於是你在幫對方總結，因此掌握了對話的主導權；可以刻意挑選使用的字眼，將對方內容的總結適時的連結到想要導引至的結論或話題。
常見的話術可能是：「我剛剛的解釋是ＸＸＸ，請問這樣有誤嗎？如果沒有的話，剛好跟我想提出來的想法相互輝映，一者是在強調ＸＸ、另一個則是XX…」而自然而然的導引話題。
當對方不是很有邏輯架構性的在闡述問題時，以上的方式可以讓自己掌握整體談話的節奏、以及話題所要前往的方向；是另一種可以變相加快溝通、直奔結論的應用。
//
5. 總是要求下一步；更精確地說，是「行動化的下一步」（Action steps）
在職場中的對話與開會，是否常常會遇到開到最後不知道在討論什麼？或是開會結束以後，根本不知道結論是什麼，而有種錯入「精神時光屋」之感；只會覺得「我是誰？我在哪？我在幹嘛？」的迷茫？
這其實都是因為，主導對話與會議的人，沒有掌握「總是要求行動化的下一步」這樣的溝通關鍵。
「行動化的下一步」是前述「目的」的延伸；「目的」是討論開會前沒有的、但討論開會過後想要得到的結論，而「行動化的下一步」就是奠基於「目的」後所做出的相應下一步舉動。
比如說開會的目的可能是「討論出產品價格的定價方法」；那行動化的下一步可能就會是「各部門針對價格確定後所該執行的相關事宜」。
為什麼要求「行動化的下一步」很重要呢？因為若沒有一個最終「可行動的建議」，會議跟討論就很容易淪為空泛的「會而不議、議而不決、決而不行」。
沒有強迫得到的結論、則會議就等於沒有開；有了結論卻沒有可執行的下一步，大家就會無所適從，只是單純的聽聽結論但卻沒有行動。更甚者，大家會以「事不關己」的心態來看待會議結論，而鮮少會作出相應的舉動。
所以溝通者或是會議的主辦人，一定要在會議結束時強迫大家對「可行動的下一步」做出共識、最好順並敲定這些「行動」的負責人、範圍與驗收時間，才可以更快地達到會議與討論的效果。
小結
在文章結束前再次回顧整篇文章提到的職場溝通重點：
- 開始溝通時，先詢問對方「是否有Ｘ分鐘？」而禮貌地開啟話題
- 溝通時先講結論，再講論證的邏輯、以及支持結論的事例
- 當對方闡述論點時，先全部聽完論述在提出自己的疑問與看法
- 在溝通時頻繁地幫對方總結，並確認自己的理解是否有誤
- 在結束溝通前，一定要提出「行動化的下一步」才能結束話題
以上這些溝通上的要點，濃縮起來，其實就是把每次與人溝通的機會，都當成是「電梯簡報」（elevator pitch；在電梯裡遇到大老闆時如何在短時間內，與對方溝通要點、說服對方達成你想要的目的）的練習。
有意識地鑽研自己的溝通技巧，使談話時的能力更精準、溝通更有效率，除了可以使溝通時不再浪費時間，也能更近一步的磨練對於語言的掌握能力。
若喜歡我的文字，請不吝於幫我「拍手」鼓勵或分享文章給同樣有興趣的朋友～
若想要進一步的支持我的創作，也可以點選以下的連結來追蹤打賞
～你的支持是我持續筆耕的最大動力～
